Aanwezig:
Dennis van Esch (voorzitter) Heimen Morelissen, Jo Kusters, Rowena van de Vossenberg, Roderick Vos, Feike Alewijnse, Theo Nelissen, Hein van Berlo, Willy van der Aa, Ton van Duijnhoven, Cor Melis, Harry Bongen, John van Otterdijk, Frans van Berlo, Peter Beekmans, Netty Klein Jan, Theo van Gerven, Peter van de Ligt, Sonja Kluijtmans, Martijn Kluijtmans, Sandra Verkampen-Leenders, Jan Coppens, Miriam Coppens, Tonnie van Lankveld, Ine van Lankveld, Theo van Engeland, Tilly van Engeland, Ans Meulenbroeks, Beppy van Esch, Jackelien van der Avoort, Guido Schrama, Eduard van de Heyden, Marieke Jansen, Anton van de Heuvel, Tinus Meulenbroeks (notulist)
Afwezig met bericht:
Bart Smeits, Jose Rooyakkers, Hendrik Fehling, Margret Sandbrink, Mari van den Elzen, Maarten Manders, Monique Baltussen, Lieke Wolfs, Jose Wolfs, Dominique Wolfs,Wies Morelissen.
1.Opening
De voorzitter opent mooi op tijd de vergadering en heet iedereen welkom op de algemene ledenvergadering van 2018.
2. Verslag jaarvergadering van 18 april 2017
Tekstueel wordt het verslag van 18 april 2017 goedgekeurd.
Naar aanleiding van:
-Cor Melis geeft aan dat het voor hem lastig blijft om de site te openen. Wanneer men via Google de site opzoekt ziet men Japanse tekens. Martijn Kluitmans geeft aan dat de problemen opgelost moeten zijn. Het blijft een wel aandachtspunt.
-Theo van Gerven vraagt aandacht voor de 50% regeling van de consumpties. De penningmeester geeft aan dat we werken volgens de afspraken hierover, maar dat inzicht hierover altijd mogelijk is
-Het promoten van wedstrijden bij verenigingen in de regio blijft lastig en verdient niet de schoonheidsprijs.
-Actiepunt 5 is een agendapunt.
3.Jaarverslag onderhoudscommissie
Goedgekeurd
4. Jaarverslag technische commissie
Goedgekeurd
5. Jaarverslag kantine commissie
Goedgekeurd
6. Jaarverslag wedstrijd commissie
Goedgekeurd
7. Jaarverslag evenementen commissie
Goedgekeurd
8.Jaarverslag PR commissie
Goedgekeurd
9. Jaarverslag Triatlon
Goedgekeurd
10.Ledenlijst
Jo geeft een uitleg over het verloop van de leden in 2017.
Je ziet een afname bij de C junioren en een sterke toename bij het sportief wandelen. Bij de overige groepen blijft het ledenaantal stabiel.
Hierdoor ontstaat er een stijging van het aantal leden. Het ledenaantal is op dit moment 430. Een mooi resultaat zeker omdat we in 2016 het 400 lid hebben verwelkomt.
11.Jaarrekening 2017 en begroting 2018
Met behulp van een beamer geeft de penningmeester een uitleg over de financiële situatie van GAC.
GAC 3 belangrijke inkomstenbronnen heeft, te weten:
-Contributie (gestegen vanwege gestegen ledenaantallen)
-Rommelmarkt (inkomsten afhankelijk van het weer op die dag)
-Verhuur aan Commanderij college (elk jaar geïndexeerd)
Verder zijn er natuurlijk ook andere inkomsten:
Sponsoren (lichte stijging), kantine (loopt terug vanwege gemeentelijk horecabeleid),verhuur materialen wagen, Spieren voor spieren, Subsidie athletic champs.
De uitgaven liggen vooral in:
Meer trainingen (denk aan het sportief wandelen), deelname dag van de atletiek, bijscholingen, AED cursus, aanschaf materialen.
De penningmeester merkt op dat indien de rommelmarkt en de verhuur aan het Commanderij college wegvalt we maar net rond kunnen komen.
-Guido Schrama geeft aan dat het wellicht beter en leesbaarder is om de cijfers achter de komma in de toekomst weg te laten. We spreken af dit in het vervolg te doen.(actiepunt)
-Cor Melis ziet een verschil in de afschrijvingen. We spreken af dat Cor met de penningmeester om de tafel gaat zitten om het te verduidelijken.(actiepunt)
-Theo van Gerven kan nog steeds niet in de financiële stukken terugvinden hoe het is geregeld met de 50% regeling.(actiepunt)
In 2017 is er voor ongeveer 3000 euro aan materialen aangeschaft.
De club van 50 heeft een bijdrage gedaan voor de aanschaf van een stofzuiger, partytent en middelen voor het reinigen van de kleedlokalen.
-Guido vraagt waarom er niet belegd gaat worden. Rente levert immers tegenwoordig niets meer op..Het antwoord hierop is dat verenigingen dat niet mogen en ook niet wenselijk is volgens het bestuur van GAC.
-Ton van Duinhoven vraagt waarom we niet meedoen met de RABO clubactie. De reden hiervoor is dat wij een sponsor contract hebben met de RABO bank. Volgens het bestuur is dat op dit moment beter.
Begroting 2018
De totale opbrengsten zullen hoger zijn dan in de voorgaande jaren dit omdat in 2018 een vergoeding van de gemeente wordt ontvangen voor onderhoud zelfwerkzaamheid.
In 2017 is namelijk door de gemeente Gemert-Bakel het nieuwe beleid inzake het onderhoud van de buitensportaccommodaties afgerond. De huurkosten van onze accommodatie komt hierdoor vervallen en daarvoor in de plaats betalen we nu een exploitatiebijdrage van € 7.700,– zijnde 15% van de totale jaarlijkse gemeentelijke kosten voor onderhoud, renovatie en organisatiekosten.
Vervolgens kan GAC werkpakketten kiezen en deze zelf uitvoeren. We hebben als GAC in 2018 gekozen om het onderhoud in eigen beheer uit te voeren. De gemeente betaald hiervoor een vergoeding aan GAC.Een gedeelte van het onderhoud besteed GAC uit aan derden. (denk hierbij gras maaien en schoonmaken baan)
In 2019 staat de vervanging van de toplaag op de planning.
De volgende vraag komt naar voren. Wie betaald dat ? De kosten van de vervanging zijn ongeveer 350.000 euro. Dat ligt bij de gemeente en zelf zal GAC ook diep in de buidel moeten tasten voor eventuelen bijkomende wensen.
12. Kascontrole
Miriam Coppens, Jan van Ansem en Peter Beekmans hebben de kas gecontroleerd en goed bevonden. Een compliment voor de duidelijke weergave hiervan volgens Miriam. Miriam is aftredend en Theo van Gerven meldt zich aan voor de kascommissie.
Jo Kusters overhandigt een bloemetje aan de Netty Klein Jan voor het vele werk wat zij wederom in 2017 heeft verricht. Een applaus volgde.
14.Bestuursverkiezing
Monique Baltussen is aftredend en niet herkiesbaar. Helaas kon zij niet aanwezig zijn omdat ze verplichtingen had vanwege haar werk. Dennis van Esch en Tinus Meulenbroeks zullen bij haar langs gaan met een bloemetje voor alles wat zij de afgelopen 6 jaar voor GAC heeft gedaan.
Heimen Morelissen en Tinus Meulenbroeks zijn ook aftredend maar herkiesbaar. Met algehele stemmen worden ze herkozen.
Helaas hebben zich geen kandidaten gemeld voor een bestuursfunctie. Het is wenselijk om het bestuur te laten bestaan uit 7 personen.
15. Vrijwilligersbeleid
Middels een powerpoint presentatie geeft Roderick een uitleg over het vrijwilligersbeleid.
Enkele jaren geleden is dit beleid ingegaan bij GAC. Om dit omvangrijke proces te vergemakkelijken is in Sportlink (software programma voor de ledenadministratie) een module aangemaakt.
Roderick en Rowena hebben dit op zich genomen.
Alle commissies en werkzaamheden zijn inmiddels ingebracht in het systeem.
Het grote voordeel is nu dat het altijd up to date is. Het mailadres is vrijwilligers@gacgemert.nl.
De commissie hoofden kunnen het ten alle tijden raadplegen. Wel moeten nog enkele hoofden van een GAC mailadres worden voorzien anders is het niet mogelijk voor hen om het in te zien. Voor sommigen is het ook wenselijk om enige uitleg hierover te krijgen.De hoofden blijven aansprakelijk voor het inregelen van het vrijwilligerswerk van de leden.
Is het lastig om een lid in te regelen voor vrijwilligerswerk neem dan op tijd contact op met Rowena of Roderick zodat het bestuur met de desbetreffende persoon contact op kan nemen wat hier eventueel de oorzaak van is. Het bestuur beslist of het lid vrijgesteld kan worden van vrijwilligerswerk.
Enkele vragen kwamen hierover naar voren:
-Een lid is 80 jaar moet zij dan ook nog vrijwilligerswerk verrichten?
Er is altijd werk wat geen lichamelijk inspanning vergt. Maar als zij toch meent geen werk te kunnen verrichten moet ze contact opnemen met het bestuur. Zij nemen hierover een beslissing.
-Een lid is de hele dag aanwezig op de rommelmarkt geldt dit dan voor 2 jaar?
Nee, aan het begin van het jaar begint iedereen weer op 0. Men doet MINIMAAL een dagdeel per jaar vrijwilligerswerk.
-Moeten sponsoren ook werk verrichten?
Ja, geld is niet de reden dat we het vrijwilligerswerk in het leven hebben geroepen.
-Indien iemand slechts 2 uur werk verricht wat dan?
Zo iemand wordt dan 2 maal per jaar ingeroosterd.
-Wie registreert de tijden?
Dat doen de commissie hoofden.
16.Mededelingen
-AVG (algemene verordening gegevensbescherming of privacywet)
Op 25 mei 2018 treed deze wet in. Deze zal ook gaan gelden voor GAC.
Rowena geeft met behulp van een powerpoint presentatie een heldere uitleg wat dit voor GAC gaat betekenen.
Omdat het een ingewikkelde materie is heeft de AU een stappenplan ontwikkeld waarmee een vereniging alle te nemen stappen in chronologische vorm kan afwerken.
Heimen en Tinus hebben inmiddels een eerste stap hierin gezet. Het bestuur zal op zeer korte termijn dit gaan inregelen voor GAC.
-Vervanging Toplaag
In 2019 wordt de toplaag van de baan vervangen. Er hebben hierover al gesprekken plaatsgevonden met de gemeente. Ook wordt er een adviesgroep van de AU ingehuurd om alles in goede banen te begeleiden. Dit is ook wel nodig omdat in de laatste jaren 80% van de gerealiseerde banen door de AU zijn afgekeurd.
Er is wel al afgesproken dat de baan moet voldoen aan wedstrijd en trainingseisen van de AU.
Volgende week is er de eerste bijeenkomst met alle betrokken partijen.
Theo van Gerven geeft aan graag hierbij betrokken te willen worden. Ook Martijn Kluitmans wil erbij betrokken worden. Het bestuur komt hierop terug.
-60 jaar Bestaan
Inmiddels heeft de eerste bijeenkomst hiervoor plaatsgevonden. Hoe de het eruit zal komen te zien is nog niet beslist.
17 Rondvraag
Guido Schrama:
-Is er iets bekend over de te nemen maatregelen vwb de akoestiek in de kantine?
Er heeft inmiddels al een geluidsmeting plaatsgevonden. Daaruit bleek dat er veel winst te behalen valt als de plafondtegels worden vervangen door geluidsabsorberende tegels. Inmiddels weten we welke tegels we daarvoor nodig hebben en de eerste offerte wordt binnenkort verwacht. Tevens zal dan de verlichting vervangen worden door LED verlichting.
Theo v Gerven:
-Iemand is 25 jaar lid maar woont in het buitenland. Hoe gaan we hiermee om?
Jo zal dit gaan regelen. (actiepunt)
Cor Melis:
-Vraagt aandacht voor deelname aan de competitie wedstrijden.
Wordt aan gewerkt. (actiepunt)
Actiepunten
1. Weglaten cijfers achter de komma bij financieel jaaroverzicht. (Jo)
2. Afschrijvingen vergelijken van Cor Melis met de penningmeester. (Cor en Jo)
3. 50 % regeling bekijken in de financiële stukken. (Theo en Jo)
4. Regelen 25 jaar jubileum indien woonachtig in buitenland. (Jo)
5. Aandacht voor deelname bij competitie wedstrijden. (Bestuur)